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Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

Gmail在2004年推出,到现在2014刚好十周年,在这十年磨一剑的时刻,Google淬鍊从Gmail里吸取到的经验,推出「Inbox by Gmail」,想要让已经有三四十年历史的电子邮件摆脱古老沉重,变得更加聪明智能。

2014/10/24补充,实际使用后的真实心得教学:完全解密Google Inbox!十大功能改造Gmail实测教学

电子邮件,对你来说是不是一个工作上的大问题?混乱的收件匣里夹杂着重要的工作交办?到底是干扰还是督促的新邮件提醒?很多人认为电子邮件古老而沉重,但不能不承认即使到现在为止,透过 Email 沟通重要工作任务,仍然会是比图个一时方便的即时通还要更有效率的方法。我在电脑玩物便分享过不要轻率用即时通方便取代邮件重要的确认意义:我们真要用LINE谈论公事吗?小心即时反害了工作效率。

如果你长期关注电脑玩物的文章,也会发现我多年来持续的分享自己如何改造邮件工作流程的心得,包含之前我从自己的个人观点出发,去解读Google执行董事长Eric Schmidt的邮件整理技巧,也包含下面两篇电脑玩物上真正针对Gmail工作效率提升的教学:

10步骤改造Gmail信箱当个人时间管理与工作排程系统 Gmail Android App你可能不知道的10个邮件效率技巧

我的方法是,把Gmail改造成时间管理、任务排程系统,因为这是电子邮件真正的价值所在。

所以,今天Google发布了一个我非常感兴趣的重要新服务:「Inbox by Gmail」,一个全新设计的Google收件匣,目标是「聚焦在你真正的重要任务上」,透过「智能化」的方式帮你自动完成邮件整理,并且提供「更聪明」的工作排程功能,看起来能够更好的实现我前面提到的将邮件改造成时间管理系统的想法。

目前看起来「Inbox by Gmail」 是一个独立的服务,而不是直接取代你的Gmail,但是「Inbox by Gmail」 里面的邮件内容主要来自于你的Gmail电子信箱,你也可以在「Inbox by Gmail」 上用Gmail帐号完成一样的邮件收发与管理。

Google官方介绍:An inbox that works for you

在「Inbox by Gmail」 全新的介面上,我们将可以获得一种结合时间管理的智能邮件整理方式,下面我会针对目前Google展示的功能一一做介绍。

现在「Inbox by Gmail」 已经开放大家申请测试,拥有网页端、 Android与iPhone App,你只要获得邀请就能试用。

「Inbox by Gmail」网页版 「Inbox by Gmail」Android App 「Inbox by Gmail」iPhone App

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

「Inbox by Gmail」打出的口号是,遇见你全新的收件匣。

Google说这个新服务是来自于他们从Gmail使用者身上学到的使用经验,希望能够用这样的一个智能服务,帮助使用者在邮件管理上真正聚焦重要的事情。

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

我一直提到智能服务的部分,在我看来,「Inbox by Gmail」除了有全新的介面、有优秀的整理外,其中技术性最关键的强化则是类似「Google Now」的智能助理,只是这一次这位Google智能助理要帮你整理的是邮件。

你的这位虚拟秘书将会自动帮你做好工作与生活的邮件分类,自动提示你重要的邮件内容,依据你邮件里的需要主动提供给你额外的资讯协助,例如你邮件里提到要订餐厅,这位助理会帮你加上电话号码!

也就是让我们把邮件整理的繁琐工作,交给「Inbox by Gmail」这位智能秘书 ,而我们可以空出更多时间去处理真正重要的任务。

1. 自动整理不同需求的邮件

去年,Gmail上已经推出「自动分类收件匣」的功能,而「Inbox by Gmail」把这个功能加以延伸,你的邮件将会自动分类成工作用途、购物用途、旅行用途,让你的收件匣不再混乱,能够在正确时刻做正确的事。

你也可以自己建立新的整理分类原则,「Inbox by Gmail」会学习邮件处理方式,就像一位真正的秘书一样,让自动邮件整理愈来愈符合你的需求。

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

2. 主动摘要邮件里的关键内容

「Inbox by Gmail」的主画面看起来像是一个社群涂鸦墙,为什幺不是传统的邮件标题清单呢?因为「Inbox by Gmail」会自动摘要出每封邮件里的重要内容,直接在资讯墙上提供你重要讯息,甚至让你不用进入邮件就可以立即反应。

就像一位秘书所能做的,也不过就是跟老闆报告邮件里的关键资讯吧!

如果这封邮件是一个餐厅订位讯息,那幺在「Inbox by Gmail」资讯墙上会直接摘要出餐厅的照片、订位时间,以及前往餐厅的导航按钮。如果这封邮件来自朋友的照片分享,就会直接摘要出里面的照片内容。

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

3.「聪明的」建立你的待办任务

「Inbox by Gmail」也超越传统邮件信箱的基本作用,很多人使用电子邮件的目的是交办重要任务,那幺「Inbox by Gmail」就让自己也提升为一个待办清单的时间管理系统。

这可以说是多年来和Gmail加在一起的「Google工作表」,终于以一种更加智能化的方式完全融合到Gmail邮件系统中。

怎幺说呢?除了可以帮已经收到的邮件设定任务提醒外,甚至可以直接在「Inbox by Gmail」中新增一个单纯的任务,所谓的Inbox收件匣,收集的不只是你的邮件,也是你所有的待办清单。

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

而且在「Inbox by Gmail」新增任务时,我们可以直接输入类似「我想订餐厅」,这时候「Inbox by Gmail」会主动建议你常去的餐厅,让你直接选择想要订位的店家,而且当你选择一家餐厅后,「Inbox by Gmail」还会自动加上餐厅电话、营业时间。

也就是说我在新增一件任务时,我可以最简单的输入目标,「Inbox by Gmail」会像一位尽心尽力的秘书一样把所有跟任务相关的资讯自动附加到任务上。

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

4. 提醒与延后提醒,聚焦在今日的任务

邮件处理中,延迟提醒是最重要的手法。

而在「Inbox by Gmail」里,Google正式帮Gmail加上的延迟提醒的功能,让重要但不是今天要做的邮件或任务,暂时先移出清单,等到时间到达时再出现。

我们也可以看到「Inbox by Gmail」收件匣的显示方式是聚焦在「今天要做的事情」,这也是我认为最好的邮件整理方式。

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

5. 当然,Google的Material Design全新介面

「Inbox by Gmail」的介面也完全採用Google提出的Material Design设计,在网页、App上拥有一致但有弹性的操作流程,有清楚的预览图展示重要邮件内容,甚至在摘要里直接提供你需要的反应按钮,用颜色区分不同类型工作,而右下方的大大按钮则让你新增邮件与任务。

右上方的搜寻,则让你搜寻所有的工作与联络资料。

Inbox by Gmail:来自Google 10年淬鍊的

小结:

在电脑玩物的「一人之力为何有团队之效?我的Google圆心工作策略 」一文中,我分享的是如何利用Google各个服务搭建一套云端工作的最佳化流程,而其中核心的「任务处理中心」就是Gmail。

今天推出的「Inbox by Gmail」,让这个核心任务处理系统更加强大、聪明,而有兴趣的朋友,别忘了立刻上「Inbox by Gmail」申请测试喔。


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